Jeden September empfängt die Verwaltung des Kantons Tessin während drei Wochen mehrere hundert junge Erwachsene zu einem obligatorischen Informationstag. InfoDays ist die Plattform, die wir entwickelt haben, damit Onboarding, Personalverwaltung, Administration und Archivierung an einem Ort laufen. Sie ist nun auf kantonaler Ebene im Einsatz.
Was die Informationstage umfassen
Für die Informationstage müssen Besucherlisten importiert und geprüft, Ankünfte erfasst, die Teilnehmenden durch den Tagesablauf geführt, das diensthabende Personal koordiniert und Aufzeichnungen geführt werden, die auch im Nachhinein Bestand haben. Vieles davon geschieht unter Zeitdruck und mit Personendaten, die geschützt werden müssen.
Drei Oberflächen, ein System
- Administratoren: Einsatztage, Import von Besucherlisten mit Validierung, Korrekturen mit erfasster Begründung, ein Live-Dashboard für die Einsatzleitung und kontrollierte Exporte.
- Personal: auf den jeweiligen Dienst zugeschnittene Dashboards, eine Warteschlange für Hilfeanfragen und Self-Service für die praktischen Fragen des Tages.
- Besucher: Check-in, Hinweise zu Gruppe und Tagesablauf, aus dem Zeitplan abgeleitete Standortmarkierungen und Essenspräferenzen.
Schutz der Personendaten
Persönliche Identifikatoren werden verschlüsselt gespeichert und in den normalen Ansichten maskiert angezeigt. Jede Änderung an einem Besucherdatensatz wird in einem nur erweiterbaren Änderungsverlauf festgehalten, Exporte erfordern eine erneute Authentifizierung, und die Datenaufbewahrung ist automatisiert.
Die Verwaltung führt den Tag durch
Das Personal erfasst und korrigiert Ankünfte, jede manuelle Änderung an einem Datensatz braucht eine angegebene Begründung, und Exporte werden von einer Person freigegeben. Die Plattform organisiert den Tag; die Verwaltung führt ihn durch.
InfoDays ist auf kantonaler Ebene im Einsatz. Eine Ausweitung auf Bundesebene wird geplant; das ist eine Richtung, keine Zusage.