Ogni settembre l’amministrazione del Cantone Ticino accoglie, nell’arco di tre settimane, diverse centinaia di giovani adulti per una giornata informativa obbligatoria. InfoDays è la piattaforma che abbiamo sviluppato affinché accoglienza, gestione del personale, amministrazione e archiviazione siano gestite da un unico punto. Oggi è in uso a livello cantonale.
Che cosa comportano le giornate
Svolgere le giornate informative significa importare e verificare le liste dei visitatori, registrare gli arrivi, guidare i partecipanti nel programma della giornata, coordinare il personale in servizio e tenere una documentazione affidabile anche a posteriori. Gran parte di questo lavoro si svolge sotto pressione, con dati personali da proteggere.
Tre interfacce, un unico sistema
- Amministratori: giornate di servizio, importazione delle liste dei visitatori con convalida, correzioni con motivazione registrata, una dashboard di comando in tempo reale ed esportazioni controllate.
- Personale: dashboard limitate al proprio servizio, una coda di richieste di assistenza e funzioni self-service per gli aspetti pratici della giornata.
- Visitatori: check-in, indicazioni su gruppo e programma, indicatori di posizione ricavati dal programma e preferenze per i pasti.
Proteggere i dati personali
Gli identificativi personali sono salvati in forma cifrata e mostrati mascherati nelle viste ordinarie. Ogni modifica alla scheda di un visitatore è conservata in una cronologia in sola aggiunta, le esportazioni richiedono una nuova autenticazione e la conservazione dei dati è automatizzata.
È l’amministrazione a gestire la giornata
Il personale registra e corregge gli arrivi, ogni modifica manuale a una scheda richiede una motivazione esplicita e le esportazioni sono approvate da una persona. La piattaforma organizza la giornata; a gestirla è l’amministrazione.
InfoDays è in uso a livello cantonale. L’estensione a livello federale è in fase di pianificazione; è una direzione, non un impegno.