Chaque mois de septembre, l’administration du Canton du Tessin reçoit plusieurs centaines de jeunes adultes sur trois semaines pour une journée d’information obligatoire. InfoDays est la plateforme que nous avons développée afin que l’accueil, la gestion du personnel, l’administration et l’archivage se gèrent depuis un seul endroit. Elle est désormais en service au niveau cantonal.
Ce qu’impliquent ces journées
Organiser les journées d’information, c’est importer et vérifier les listes de visiteurs, enregistrer les arrivées, guider les participants dans le programme de la journée, coordonner le personnel de service et tenir des registres qui restent fiables par la suite. Une grande partie de ce travail se fait sous pression, avec des données personnelles qui doivent être protégées.
Trois interfaces, un seul système
- Administrateurs : journées de service, import des listes de visiteurs avec validation, corrections avec motif enregistré, tableau de bord de pilotage en direct et exports contrôlés.
- Personnel : tableaux de bord limités à l’affectation de chacun, file d’attente d’assistance et libre-service pour les aspects pratiques de la journée.
- Visiteurs : enregistrement à l’arrivée, orientation sur le groupe et le programme, repères de lieu tirés du planning et préférences de repas.
Protéger les données personnelles
Les identifiants personnels sont stockés chiffrés et affichés masqués dans les vues courantes. Chaque modification d’une fiche visiteur est conservée dans un historique en ajout seul, les exports exigent une nouvelle authentification et la conservation des données est automatisée.
C’est l’administration qui dirige la journée
Le personnel enregistre et corrige les arrivées, chaque modification manuelle d’une fiche exige un motif indiqué et les exports sont approuvés par une personne. La plateforme organise la journée ; c’est l’administration qui la dirige.
InfoDays est en service au niveau cantonal. Une extension au niveau fédéral est en cours de planification ; c’est une orientation, pas un engagement.