Co roku we wrześniu administracja kantonu Ticino przyjmuje w ciągu trzech tygodni kilkuset młodych dorosłych na obowiązkowy dzień informacyjny. InfoDays to platforma, którą opracowaliśmy, aby przyjmowanie odwiedzających, zarządzanie personelem, administracja i archiwizacja odbywały się w jednym miejscu. Platforma jest już w użyciu na poziomie kantonalnym.
Na czym polegają te dni
Prowadzenie dni informacyjnych oznacza import i sprawdzanie list odwiedzających, rejestrowanie przybyć, prowadzenie uczestników przez harmonogram dnia, koordynowanie dyżurującego personelu oraz prowadzenie dokumentacji, która zachowuje wiarygodność także po zakończeniu dnia. Duża część tych zadań odbywa się pod presją czasu, na danych osobowych, które muszą być chronione.
Trzy interfejsy, jeden system
- Administratorzy: dni służby, import list odwiedzających z walidacją, korekty z zapisaną przyczyną, pulpit dowodzenia na żywo i kontrolowane eksporty.
- Personel: pulpity ograniczone do zakresu dyżuru, kolejka próśb o pomoc i samoobsługa w praktycznych sprawach dnia.
- Odwiedzający: check-in, wskazówki dotyczące grupy i harmonogramu, oznaczenia lokalizacji wynikające z harmonogramu oraz preferencje dotyczące posiłków.
Ochrona danych osobowych
Identyfikatory osobowe są przechowywane w postaci zaszyfrowanej i w standardowych widokach wyświetlane w formie zamaskowanej. Każda zmiana w rekordzie odwiedzającego trafia do historii zmian tylko do dopisywania, eksporty wymagają ponownego uwierzytelnienia, a retencja danych jest zautomatyzowana.
Dzień prowadzi administracja
Personel rejestruje i koryguje przybycia, każda ręczna zmiana w rekordzie wymaga podania przyczyny, a eksporty zatwierdza człowiek. Platforma porządkuje przebieg dnia; prowadzi go administracja.
InfoDays jest w użyciu na poziomie kantonalnym. Trwa planowanie rozszerzenia na poziom federalny; to kierunek, a nie zobowiązanie.